Организация внутреннего и исходящего документооборота

documetr1

Основной задачей организации документооборота в компании является обеспечение прямоточности их движения, однократность операций по созданию или разработке и единообразие обработки данных.

К исходящим (отправляемым) документам относятся, как правило, ответные письма, в которых излагается отказ или согласие на предложение или соответствующую просьбу адресата, а также инициативные письма широкой тематики, подразумевающие ответную реакцию адресата.

Исходящие документы на предприятии проходят несколько этапов:

- составление их проектов, распечатка;

- согласование проектов, при необходимости -  визирование;

- утверждение (подписание) документа;

- регистрация и последующая отправка адресату.

Следует отметить, что процесс согласования и визирования, в случае необходимости, можно существенно ускорить. Для этого нужно направить копии проекта заинтересованным лицам или организациям. Обоснованные ими замечания учитываются и затем документ перепечатывается.  После этого подготовленный проект идет к секретарю-референту для проверки наличия приложений, правильности оформления и материалов, на основании которых готовился данный документ. При неправильном оформлении проект возвращается к своему непосредственному исполнителю.

Готовый и одобренный соответствующими органами проект документа предоставляется на подпись руководителю, затем регистрируется и передается на отправку - секретарю, в экспедицию, канцелярию, где он сортируется по адресу, вкладывается в конверт, заклеивается, при необходимости проставляется стоимость отправления, составляется список на заказную почту и сдается в отделение связи.

Организация документооборота внутренних данных не имеет особых отличий и подразумевает следующие этапы: подготовка проекта, перепечатка, согласование документа, его визирование, подписание и исполнение. Маршрут их прохождения на этапах оформления и подготовки такой же, как и у исходящих данных, а на этапе исполнения полностью совпадает с маршрутом входящих.

И все же отдельные виды внутренних документов имеют свои, индивидуальные маршруты. К примеру, распорядительные документы (распоряжения, приказы) должны проходить через юридический отдел; справки, докладные записки - поступать непосредственно к тому руководителю, кому они написаны; протоколы - не нуждаются в составлении проекта.

Все протоколы и приказы должны регистрироваться у секретаря-референта компании или в канцелярии, размножаться в копировально-множительном отделе, а после этого копии документов должны рассылаться в соответствующие структурные подразделения компании. Докладные записки, составленные на имя структурного подразделения или руководителя предприятия, а также справки, сводки и другие документы внутреннего типа после их рассмотрения должностным лицом следует подвешивать в соответствующие дела или передать в структурные подразделения.